نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 22 دسامبر 2009

توضیح سریع 30 ثانیه ای تنها برای کسانی که جویای شغل هستند مفید نیست. توانا بودن به صحبت در مورد خود و استعدادهای منحصر به فردتان یک مهارت مفید برای ساختن ارتباطات و  طرح ریزی اطمینان است. در اینجا سه نکته برای کامل کردن آنچه که باید در مورد خود بگویید ذکر می شود:

1-       روی موارد مرتبط و نه موارد جدید تمرکز کنید. تجربیات جدید شغلیتان نباید لزوماً در ابتدا ذکر شوند. به مخاطبانتان فکر کنید و موضوع را با مهارتها و تجربیات مرتبطتان پیش ببرید.

2-       روی مهارتها متمرکز شوید. شما مجبور نیستید که برای خوب بودن در زمینه بازاریابی حتماً بازاریابی را در پس زمینه تان داشته باشید. در مورد مهارتهای مرتبطتان و اینکه چگونه این تجربیات می توانند در شرایط موجود به کار آیند، صحبت نمایید.

3-       نقاط را به هم متصل کنید. این صحبت در مورد خود نباید همانند یک رزومه باشد ولی باید یک داستان دلچسب را بگوید. تجربیات غنیتان را با هم ذکر کرده و چگونگی اکتساب آنها را شرح دهید.

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 30 دسامبر 2009

افرادی در سازمان شما که ظرفیت بالاتری در ایجاد ارزش افزوده دارند، لزوماً کسانی نیستند که دارای بهترین عناوین و یا بهترین تحصیلات باشند. آنها حتی ممکن است که افراد راحتی برای مدیریت کردن نیز نباشند. در اینجا سه باید و نباید برای رهبری باهوش ترین افراد در دفترتان ذکر می گردد:

1-       چیزها را به ایشان توضیح داده و متقاعدشان کنید ولی به آنها نگویید که دقیقاً چه بکنند. افراد باهوش کلام رهبر را سرلوحه قرار نمی دهند بلکه آنها نیاز دارند که بدانند چرا از ایشان خواسته شده که کار خاصی را انجام دهند.

2-       از تخصصتان استفاده کنید ولی از سلسله مراتب استفاده نکنید. افراد باهوش تحت تأثیر عناوین قرار ندارند.

3-       به آنها بگویید که چه کاری انجام دهند ولی به آنها نگویید که این کار را چگونه انجام دهند. افراد باهوش از اینکه مشخص کنند چگونه کار را انجام دهند، لذت می برند و اغلب با میل وارد چالشها می شوند.

ترجمه: مراد احمدی پور  

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 28 دسامبر 2009

پیش کسوت و ارشدتان زمان و مشاوره اش را به خاطر خوشایند قلبیش در اختیار شما قرار نمی دهد. مسئولیت شما به عنوان یک مرید[ii] این است که سرمایه گذاری مرادتان را به استفاده ارزشمندی از زمانش تبدیل کنید.

1-       علائقش را به خاطر بسپارید. علائق مرادتان را در رادارتان نگه دارید. اگر مقاله، اخبار و یا داستانی که می تواند برایش مفید باشد یافتید، به سمت او بفرستید.

2-       در شئون مختلف بصیرت کسب کنید. بر اساس تعاریف شما نسبت به ارشد و مرادتان تازه کارترید. مراد و ارشدتان می تواند بدین ترتیب از بصیرتتان سود ببرد که بفهمد افراد تازه کار شاغل در سازمان در مورد پروژه ها و خط مشی ها چگونه فکر می کنند.

3-        زمان نهار را بخرید. حداقل اینکه می توانید رشد خود را با پیشنهاد طی دوره بعدی در زمان مورد علاقه مرشد و مرادتان برای نهار نشان داده و صورتحساب را نیز پرداخت نمایید.

ترجمه: مراد احمدی پور

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 29 دسامبر 2009

ارسال ایمیل دیگران (فوروارد کردن ایمیل) یک عمل معمول است که می تواند ابزار مناسبی برای کار گروهی در شبکه نیز باشد. به اشتراک گذاشتن اطلاعات مرتبط با دیگران باعث ایجاد روابط و ترویج شبکه ارتباطی می گردد. در اینجا سه نکته برای ارسال مناسب ایمیل دیگران (فوروارد کردن ایمیلها) ذکر می گردد:

1-       کسی نباشید که ایمیل را به تعداد زیادی از افراد ارسال می کند. از ارسال و فوروارد ایمیلهای یکسان خودداری کنید. دریافت کننده های ایمیل را انتخاب کنید. کسی که ایمیلتان را دریافت می کند باید اینگونه فکر کند: "او می داند که من به چه چیزی علاقه دارم" نه اینکه بگوید: " اُه! نه! باز یه جوک ناپخته از او".

2-       جوکهای ایمیلی را به گروه گسترده ای از افراد ارسال نکنید. تنها اینکه فکر کنید چیزی خنده دار است بدین معنی نیست که همه اینطور فکر می کنند. از ریسک رنجاندن کسی با ارسال ایمیلهای یکسان برای همه پرهیز نمایید.

3-       در مورد  وقت افراد فکر کنید. بعضی افراد فکر می کنند که فوروارد کردن ایمیل وقت  تلف کردن بوده و منجر به مسدود شدن ایمیل می شود. اگر کسی به ایمیلهای ارسال شده از طرف شما پاسخ نمی دهد، توجه کرده و خیلی دوستانه او را از لیستتان خارج نمایید.

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 23 دسامبر 2009

دیدگاههای بیشماری در مورد اینکه چگونه می توان یک رهبر تأثیرگذار بود وجود دارد ولی فراموش نکردن پایه های این کار بسیار مهم است. در اینجا پنج قانون برای چیره دست شدن در بنیانهای رهبری ذکر می گردد:

1-       آینده را به تجسم درآورید. در مورد جایگاهی که شرکت یا بخش شما به سوی آن می رود به روشنی سخن بگویید و اطمینان حاصل کنید که تمامی اطرافیانتان این هدایت را درک کرده اند.

2-       این موارد را به اجرا درآورید. پس از آنکه به خوبی دانستید که به کجا بایستی برسید، روی چگونگی تمرکز کنید. دوباره روی این نکته تأکید می کنیم که مطمئن شوید پرسنلتان می دانند که برای اجرا شدن به چه چیزی نیاز است.

3-       استعدادهای امروزیتان را متعهد کنید. اکثریت افراد تحت مجموعه خود را متعهد نموده و الهام بخششان برای انجام بهترین کارهای ممکن در توانشان باشید.

4-       استعدادهای مورد نیاز برای فردایتان را بسازید. استعدادهایی را که در آینده به آن نیاز دارید را شناخته و بسازید.

5-       بر روی خودتان سرمایه گذاری کنید. شما هرگز یک رهبر کامل نخواهید بود؛ راههای بهبود مداوم مهارتهایتان و در نتیجه بهتر شدن را بیابید.

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 24 دسامبر 2009

بررسی ها نشان داده اند که کارکنان به دنبال راههایی برای تکیه بر گروههای اجتماعیشان هستند. بعضی از شرکتها با ایجاد برنامه های رسمی که به کارکنان اجازه می دهد در زمان مختص شرکت کارهای داوطلبانه انجام دهند به این روند پاسخ می دهند. مشارکت در خدمت دادن از طریق ایجاد یک گروه اجتماعی با یک سازمان و یا مجموعه ای از سازمانها که می تواند از زمان یا تواناییهای پرسنل شما استفاده نماید را مورد ملاحظه قرار دهید. با زمان دادن به کارکنان و پشتیبانی از نیاز آنان به مشارکت، نسبت به آنان بخشندگی را پیشه کنید. به دنبال فرصتهایی که به کارکنان اجازه می دهند مهارتها و یا دیدگاههای جدیدی کسب کنند باشید. به این موضوع همچون عامل کاهنده بهره وری ننگرید؛ در عوض به این کار به عنوان راهی برای حفظ اعتماد و تعهد کارکنان نگاه کنید.

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 21 دسامبر 2009

اگر شما از دسته مدیرانی هستید که وقتی صحبت عدد و رقم پیش می آید تحت فشار قرار می گیرید، بدانید که تنها نیستید. تعداد زیادی از مدیران در زمینه دانش مسائل پایه ای مالی کمبود دارند که این امر موجب ممانعت ایشان از مشارکت کامل در مباحث و گفتگوهای مالی در مورد استراتژی می گردد. دانش مالی خود را با گذراندن یک دوره در زمینه مسائل مالی شرکتها افزایش دهید و یا از مدیری که دانش مالی بیشتری دارد بخواهید که پیشکسوت شما شده و شما را راهنمایی کند. افراد دیگر شرکتتان که نیاز به ارتقای این مهارت دارند را شناسایی نموده و برای ایجاد درخواست برگزاری یک کلاس هم پیمان شوید. این کار لزوماً باعث تحمیل هزینه به شرکتتان نخواهد شد؛ این شانس نیز وجود دارد که از کارشناسان مالی داخلی که دارای دانش و تخصص مورد نیاز برای آموزش نیازهای آموزشیتان هستند، استفاده نمایید.

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 18 دسامبر 2009

اغلب مغزتان قویترین ابزارتان است، ولی همانطور که هر کسی که دچار ترس، ناامیدی و یا نگرانی شده می داند، همین مغز می تواند بزرگترین دشمنتان هم باشد. خواه شما نگران بی احترامی همتایانتان باشید و یا اینکه یک مشتری به علت رجوع به رقیبتان با شما تماس نگرفته باشد، در هر صورت فکر کردن بیش از حد به مسأله تنها می تواند منجر به آمیختن آن به نگرانی گردد. به جای این کار وانمود کنید که آنچه که می خواهید را دارید. طوری عمل کنید که انگار همتایان به شما احترام گذاشته یا مشتری وفادار است. این موارد ممکن است که خیالی باشند ولی چیزی که شما نگرانش هستید هم ممکن است همینطور خیالی باشد. بهتر است که نگرانی را متوقف کرده و با اطمینان رفتار کنید؛ بدین ترتیب شانس بالاتر بوده و شما به آن چیزی که می خواهید می رسید.

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 17 دسامبر 2009

اگر عقاید والا به خودی خود پذیرفته شوند خیلی خوب خواهد بود، ولی حتی عقاید والا هم نیاز به شوتی هنرمندانه دارند. در اینجا سه گام برای نفوذ به بالا و متقاعد کردن رئیستان نسبت به اینکه ایده تان در صورت اتخاذ شدن، اثر مثبتی بر روی سازمان می گذارد ذکر می گردد:

1-         دیدگاه رئیستان را بپذیرید. ارائه و پذیرفتن یک ایده به مخاطبان بدون فهمیدن دیدگاهشان محال است. قبل از ارائه ایده تان چیزهایی که برای رئیستان مهمند را درک کنید. اگر رئیستان به خدمات رسانی به مشتریان تمرکز کرده، ایده تان را در چارچوب بهبود منافع مشتریان ارائه کنید.

2-      ارائه مطلب را به صورتی که او می خواهد درست کنید. در مورد اینکه رئیستان دوست دارد که چگونه اطلاعات را دریافت کند فکر کنید. آیا دوست دارد که ایده را به صورت مشروح بشنود یا اینکه ترجیح می دهد اول موارد را به صورت شماره بندی ببیند؟ ارائه راطوری آماده کنید که حول و حوش نیازش بازی کند.

3-      آن را به صورت زنده در آورید. هیچ چیزی قوی تر از مثالهای عالم واقع نیست. اگر می خواهید خدمات رسانی به مشتریان را بهبود دهید، او را به یک گروه متمرکز بر مشتریان دعوت کنید که نیازهای دست اول را بشنود.

ترجمه: مراد احمدی پور

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 16 دسامبر 2009

پیچیدگی یکی از بزرگترین مشکلاتی است که شرکتها به آن دچار شده اند و اغلب رهبران در پی سادگی بیشتر هستند. ولی نباید سادگی را با آسانی اشتباه گرفت. خلاص کردن شرکت، واحد و یا فرآیندتان از پیچیدگی های غیر ضروری به توجه ویژه نیاز دارد. این سه اصل را در هنگام برگرداندن سادگی به خاطر داشته باشید:

1-       همکاری: سیلوها (منظور انباشتن و  بالا رفتن) دشمنان سادگی هستند. به منظور مشخص نمودن اینکه پیچیدگی در کجا قرار دارند، در سطح سازمان تلاش کنید و عملکرد کسب و کار را  بهبود بخشید.

2-       هماهنگی: برای اینکه بتوانید راه حلهای ساده ای برای مشکلاتی که در صدد حلشان هستید پیدا کنید، بایستی هماهنگی خوبی داشته باشید.

3-       ارتباطات:  حتی موقعی که موفق شدید از پیچیدگی خلاص شوید، مطمئن باشید که این پیچیدگی تلاش خواهد کرد که راه برگشتش را پیدا کند. ارتباطات مرتب به شما اجازه خواهد داد که این پیچیدگی را قبل از اینکه استیلا یابد روشن کنید.

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 15 دسامبر 2009

تصدی یک شغل پاره وقت قرین میزبانی از چالشهای بسیاری نه تنها برای شما، بلکه حتی برای همکارانی که تمام وقت مشغولند می باشد. در اینجا سه نکته برای بهبود شغل پاره وقتتان آمده است:

1-      تقاضاهای زیادی نداشته باشید. کارکنان موقتی که خود را محق می دانند توجهی همچون کارکنان تمام وقت به آنها معطوف گردد، در بهترین حالت محرک و در بدترین حالت تلف کردن منابع هستند. اگر موقعی نیاز داشتید، درخواست کمک کنید ولی آن را از هرکسی که به نیازها و زمان بندی هایتان احترام می گذارد در خواست نکنید.

2-      یک بازیگر تیم  باشید. بهترین کارمندان چه پاره وقت و چه تمام وقت، آنهایی هستند که انعطاف پذیری دارند. آماده انجام بعضی از کارها بیش از حالت عادی باشید. به عنوان مثال برای شرکت کردن در یک جلسه که خارج از ساعات عادی کارتان برگزار می شود در اداره بمانید و یا فعالانه در برنامه توسعه حرفه ای شرکت کنید.

3-      برای خودتان تمام وقت باشید. اغلب افراد به خاطر اینکه کارهای دیگری هم انجام می دهند پاره وقت هستند. به همکاران تان بگویید که چگونه این کار با چیزهای دیگری که انجام می دهید سازگار می شود.

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 14 دسامبر 2009

سپری کردن یک روز با جلسات پی در پی باعث در هم شکستن و از پا در آمدن می شود. از یک جلسه به جلسه دویدن موجب چک نکردن و پاسخ ندادن به ایمیلهای فراوانتان شده و بدون تردید موجب دیر حاضر شدن در قرار عصرتان هم می گردد. این سراسیمگی را با اصرار ورزیدن بر جلسات پنجاه دقیقه ای متوقف کنید. چیزی که در شصت دقیقه امکان پذیر باشد، با کمی نظم و تمرکز بیشتر، به راحتی می تواند در پنجاه دقیقه هم انجام شود. پیشفرض تقویم کامپیوتریتان را به چالش کشیده و درخواست جلسات را به طوری که ده دقیقه کمتر از پایان ساعت تمام شوند، ارسال کنید. این کار به شما و دیگران اجازه می دهد که یک استراحت کوتاه داشته، ایمیل را چک کرده و تعادل را به روز برگردانید.

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 2 دسامبر 2009

همه شرکتها به بازخورد مشتریان برای بهبود کسب و کار و افزایش رضایت مشتریانشان نیاز دارند. در حال حاضر شکایات مشتریان مقدار زیادی از پول و وقت را به خود اختصاص می دهد در عین حال اغلب شکایت کنندگان به آنچه که می خواهند نمی رسند. در اینجا سه نکته برای تسریع فرآیند شکایات و خوشحال نگه داشتن مشتریان ذکر می گردد:

1-      کل موضوع را دریابید. سعی کنید که تا آنجا که می توانید شکایت را درک کنید. کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه موجب راحت تر شدن تشخیص دلیل اصلی نارضایتی می شود.

2-      راه حل پیشنهاد دهید. ابتدا بدانید که چه چیزی باعث بهتر شدن شرایط برای مشتریان می شود آنگاه راه هایی برای حل مشکل پیشنهاد دهید.

3-      احترامتان را نشان دهید. مشتریان شاکی اغلب ناراحتند. به کارکنانی که شکایتهای مشتریان را دریافت می کنند بیاموزید که انتقادات تند و تیزی که دریافت می کنند را دریافته و آن را به صورت بازخوردهای ساختارمند در آورند.

ترجمه: مراد احمدی پور    

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 11 دسامبر 2009

خوش بختانه در دنیای شرکتها سؤال پیچ کردن یک رویداد معمول نیست. اما در هر صورت دخالتها و حواس پرتی ها اتفاق می افتند. در اینجا سه روش برای اینکه بدانید چگونه با این پرت کننده های حواس در جلوی حضار برخورد کنید ذکر می گردد:

1-       آماده باشید. قبل از اینکه وارد سالن شوید مخاطبان را بشناسید. آیا ایشان پذیرای چیزهایی می شوند که شما باید بگویید و یا در صدد مخالفت بر خواهند آمد؟ آیا آنها دوست دارند که پرحرفی کنند یا ساکت بنشینند؟ دانستن این انتظارات به شما کمک خواهد کرد که ارائه مطلب را طوری طراحی کنید که قبل از وقوع این پرت کننده های حواس از آن ممانعت کنید.

2-       انعطاف پذیر باشید. اگر کسی در کارتان دخالت می کند و یا حتی حواستان را پرت می کند، او را نادیده نگیرید. با آگاهی از این دخالتها شما به حضار یادآوری می کنید که همه چیز تحت کنترل شما و نه دخالت کننده است.

3-         مصمم باشید. اگر این دخالت ادامه پیدا کرد از مخاطبان بخواهید که نکات خود را برای آخر جلسه نگه دارند. اگر این کار مفید نبود، از حضار بخواهید که نظراتشان را بگویند: آیا خواستار این هستند که شما ادامه دهید؟ فشار عمومی دیگران راه قدرتمندی برای ساکت کردن این دخالت کننده هاست.

نکته مدیریتی روز

مجله مروری بر کسب و کار هاروارد 10 دسامبر 2009

وقتی که ایمیلها کار نمی کنند، یک گله همه گیر از اداره بیرون می زند، ولی مسدود شدن ایمیل به معنی توقف کار نیست. از این وقفه استفاده نموده و با انجام موارد زیر بهره وری تان را ارتقا دهید:

1-       یک مشتری یا همکار را بخوانید. با کسی که بایستی برایش ایمیل می فرستادید، تماس بر قرار کنید. تلفن را برداشته و به زنگ بزنید و یا به دفترش بروید؛ او حتماً به خاطر این زحمت اضافه از شما ممنون خواهد شد.

2-       سازمان دهی کنید. در یک روز معمولی پیدا کردن یک یا دو ساعت برای مرتب نمودن دفترتان تقریباً غیر ممکن است. از این زمان مرده برای پاکیزه کردن میز کارتان و بایگانی کردن انبوه کاغذها استفاده نمایید.

3-       روی یک پروژه تمرکز کنید. پیدا کردن زمانی بدون مزاحمت ندرتاً پیش می آید. روی یک پروژه مخصوص و دشوار که می تواند از طریق جلب توجه مستقیم و خاصتان موجب سود شود، متمرکز شوید.